Een budget opstellen voor je event is geen standaardwerk.
Zoals je waarschijnlijk wel weet is het een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost over het hoofd ziet. Er zijn vaste, maar ook variabele kosten die kunnen stijgen of dalen al naar gelang het aantal deelnemers.

Hoe krijg je nu een goed beeld van de kosten van je event?

Je kunt het beste beginnen met een globale inschatting, waarbij je onderscheid maakt tussen vaste en variabele kosten.
Voordeel hiervan is dat je het ‘break even point’ kunt berekenen.
Met andere woorden: hoeveel betalende deelnemers heb je nodig om jouw event winstgevend te krijgen?

Een event begroten is een doorlopend proces. Gaandeweg zul je wellicht bij moeten schaven, dus een tussentijdse evaluatie is noodzakelijk om waar nodig bij te sturen.

Is je budget te hoog ingeschat?
Loop dan alle kostenposten na en kijk of er alternatieven zijn.
Misschien moet je bepaalde uitgaven schrappen, maar pas ervoor op om in te leveren op de kwaliteit.

Wat ook van invloed kan zijn op je budget is het ‘lezen’ van de ontvangen offertes.

Zo is het belangrijk om er bij locaties op te letten of de offerte met of zonder BTW is, worden consumpties op nacalculatie berekend of houden ze een arrangementsprijs aan, is er een minimum afname, tot wanneer kan je het deelnemersaantal aanpassen, kan de zaal groter of kleiner gemaakt worden.

Om je budgettering zo compleet mogelijk te maken hebben we een checklist gemaakt die we graag met jou willen delen.

We zijn ons er van bewust dat deze lijst niet allesomvattend is.
We zijn daarom heel erg benieuwd…
Welke uitdagingen kom jij tegen bij het maken van een goed kostenplaatje?

We lezen het graag in het commentaarveld hieronder!

Make it a WOW day!

Anja & Ingrid