Evenementen organiseren is een inspirerende zoektocht naar de juiste locatie.
Er zijn mega veel locaties in Nederland. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is wel een ruimte voor.
Het is dan ook belangrijk om te weten: wat wil mijn opdrachtgever nou eigenlijk?
Wat voor ‘soort’ event gaat hij geven en wat is de doelgroep?

Wil hij een sfeervolle entourage of juist een zakelijke uitstraling?
Vindt hij het leuk om in een trendy omgeving zijn event te houden of is een industriële locatie meer zijn ding?

Welke locatie we ook voorstellen, het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de accommodatie voldoet aan de eisen van het event en niet andersom. Het spreekt voor zich dat je met een groepje van 15 deelnemers niet in het Rai congrescentrum gaat zitten, maar heeft de training een link met een bepaalde sport, de natuur of dieren? Of wil hij het combineren met een activiteit in de buitenlucht?

Afhankelijk van de wensen en behoeftes van de opdrachtgever gaan wij op zoek. Uitgangspunt is om de locatie naadloos aan te laten sluiten op de training.

Wat dacht je ervan om jouw event in een sporthal te organiseren, bij een jachthaven. een botanische tuin of een dierentuin?
Deze niet zo voor de hand liggende locaties hebben vaak hele mooie vergadermogelijkheden.
Ook bij een puur zakelijke training kan zo’n twist een leuke afwisseling zijn!

Waar houden wij allemaal rekening mee?

De randvoorwaarden zijn essentieel!

• Is de locatie goed bereikbaar, zowel per auto als met openbaar vervoer?
  Je wilt geen deelnemers uitsluiten door op een onmogelijke plaats midden in het bos te gaan zitten. (of dat moet ‘part-of-the-plan’ zijn uiteraard)
• Zijn er voldoende parkeerplaatsen en zijn hier kosten aan verbonden?
  Het is heel vervelend om als deelnemer eerst drie rondjes te moeten rijden alvorens je  een plekje hebt gevonden (met het risico om te laat binnen te komen)
• Worden er nog andere events georganiseerd en hebben ze ‘last’ van elkaar?
  Zeker als de zalen vlak bij elkaar liggen willen we dit graag weten. Komen de pauzetijden overeen? (of juist niet, waardoor er geroezemoes op de gang is tijdens de training), wordt er harde muziek gedraaid etc.
• Is er voldoende ruimte voor de registratie?
  Het mooiste is natuurlijk om dit op een prominente plaats vlakbij de ingang te hebben. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan is het fijn als er bewegwijzering aanwezig is.
• Hoeveel deelnemers kunnen er in de zaal?
  De meeste locaties geven het maximum aantal gasten per zaal aan. Wij vragen altijd of hierbij rekening is gehouden met een podium, een aparte tafel voor het team, een plek voor de AV.  Onze ervaring is dat ze vaak ‘ruim’ denken. En niets is vervelender dan er tijdens de setup achter te komen dat het wel heel erg hutje-mutje staat.
• Kunnen ze een podium plaatsen of moet dit extern ingehuurd worden?
  Bij alles: duidelijke afspraken en vragen om terugkoppeling. Echter ook dan kan het nog wel eens mis gaan, zoals wat er bij het bestellen van een podium in een hotel gebeurde….

Dachten we alles goed doorgesproken te hebben, maten van het podium doorgegeven, lengte, breedte, hoogte, hoe moeilijk kan het zijn zou je denken!
Nou, heeeel lastig!!
Kwamen we daar, stond er een podiumdeel van 1 x 1 meter met een hoogte van 10 cm. Het leek wel een postzegel in die grote zaal. Hilarisch!
Zet daar maar eens een podiumtafel op, een flip-over en een muziekstandaard.
Banner erachter van 6 meter breed…. mwoahhhh…  🙂
Gelukkig is dat allemaal goed gekomen en hebben we er nog tijden hartelijk om kunnen lachen.

Nu zou ik graag willen weten: wat vind jij belangrijk bij een locatie?
We zien graag je reactie tegemoet in onderstaand commentaarveld!

Make it a WOW day!

Anja & Ingrid