De hele maand september was het al druilerig weer. Zo’n nazomer waar we er 14 van in een dozijn hebben in Nederland. Voor een trainingsweekend echter prima.
De opkomst van het aantal deelnemers is dan meestal goed, omdat men bij zulk weer niet het excuus heeft van ‘de laatste zonnestralen meepikken’.
Echter aan de vooravond van het event werd er nog een laatste weekend met zomerse temperaturen voorspeld.
De training werd gegeven in een zaal waarvan we van te voren al wisten dat de temperatuur lastig te reguleren zou zijn, zeker als het warm zou worden.
Voor de zekerheid hadden we de grote ventilator besteld bij onze AudioVisuele techniek man.
Beter MEE verlegen dan OM verlegen zou mijn moeder zeggen.
Tijdens een training in zo’n warme zaal is de stand van de airco altijd een punt van discussie. Niet bij de trainer en de teamleden (wij hebben het ‘t liefst zo fris mogelijk om iedereen bij de les te houden) maar des te meer bij de deelnemers.
De ene vindt het te koud, de ander te warm en de volgende heeft last van de tocht omdat hij recht onder de airco zit. Om hier een goede balans in te vinden moet je als eventmanager samen met je teamleider alles uit de kast halen. Hoe kunnen wij op een juiste manier de lijn trekken tussen perceptie en feiten?
Bij het bepalen van de ideale temperatuur spelen verschillende factoren een rol.
Uit ervaring blijkt dat vrouwen eerder klagen dat het te koud is dan mannen. Tevens heeft iedere plaats in de zaal te maken met andere invloeden. Zit men dicht bij de ramen, de deuren, de airconditioning, in het midden van de zaal of juist aan de zijkant. Daarnaast zijn de standaard temperaturen die de meeste locaties hanteren (zo rond de 20/ 22 graden), veelal niet wenselijk Toch is het vinden van de juiste temperatuur belangrijk voor zowel de trainer als de deelnemers.
De ideale temperatuur bestaat echter niet. Iedere temperatuur kent voor- en nadelen voor verschillende deelnemers. Daar komt bij dat het zuurstofgehalte en de luchtvochtigheid ook nog een duit in het zakje doen. Hier heb je als organisatie weinig invloed op.
Perceptie versus feiten.
De temperatuurervaring van de deelnemers is in zekere zin ook perceptie.
Iemand die niet voor de volle 100% zijn aandacht bij de training heeft zal zich wellicht sneller storen als het zijns inziens te koud of te warm is. Hierdoor wordt een eventmanager ook een ‘perceptiemanager’.
In feite is het net als in de rij staan bij Madame Tussauds.
Als je twintig minuten moet wachten voordat je naar binnen kunt gaan is dat niet leuk. Zeker niet als het heel warm is. Zijn er echter medewerkers van het museum die bekertjes fris water uitdelen en je informeren over de resterende wachttijd dan ervaar je die twintig minuten anders.
Nu zijn we geen water uit gaan delen in de pauzes, maar het is wel zaak om als eventmanager deze spagaat tussen perceptie en feiten te tackelen door te laten zien dat al het mogelijke wordt gedaan.
Zo hebben we alle ‘feedback’ van de deelnemers serieus genomen, we hebben naar ze geluisterd en samen met de locatie getracht om een stabiele temperatuur te krijgen en te behouden.
Hoe ga jij om met specifieke klachten van deelnemers?
We lezen het graag in het commentaarveld hieronder.
Make it a WOW day!
Anja & Ingrid
